Project Management no Brasil

Os software de gestão de projetos são verdadeiros assistentes digitais que permitirão você avançar no planejamento de projetos, sua execução e avaliação.

Se você é um gestor de projetos, provavelmente já se perguntou como começar e qual é a melhor maneira de alcançar o objetivo, com os recursos atribuídos e no menor tempo possível.

Neste guia de compra, você descobrirá como um software para gestão de projetos pode ajudá-lo em cada aspecto, para cumprir com as datas de entrega com tudo sob controle.

O que é um software de gestão de projetos?

O software de gestão de projetos é um programa informático que conta com poderosas ferramentas de gestão para facilitar o planejamento, design, administração e monitoramento de projetos.

Essas soluções oferecem ferramentas simples de gestão do trabalho e funções integrais que abrangem todas as áreas envolvidas na gestão de projetos.

É o mesmo um software de gestão de projetos que um software de gestão de tarefas?

Não, eles têm enfoques e alcances distintos.

Um sistema de software de gestão de projetos é projetado para lidar com a complexidade e o alcance completo de projetos grandes, integrando planejamento, recursos, tempos e objetivos.

Por outro lado, um software de gestão de tarefas se concentra na organização e acompanhamento de tarefas individuais e cotidianas, sem abranger aspectos mais amplos do planejamento de projetos. É mais simples e utilizado para gerenciar listas de tarefas diárias e atribuições de curto prazo.

Como funciona um software de gestão de projetos?

Um software para gestão de projetos funciona como uma plataforma centralizada que organiza e coordena todos os aspectos da gestão de um projeto.

Inicialmente, permite aos gestores de projetos definir e atribuir tarefas específicas aos membros da equipe, estabelecendo prazos claros e responsabilidades.

Esse tipo de software de gestão de projetos também facilita a gestão de recursos, permitindo aos gestores atribuir tempo, pessoal e orçamento de maneira eficiente e eficaz. Por meio do uso de um diagrama de Gantt, o software para gestão de projetos proporciona uma visualização do cronograma do projeto, mostrando a duração das tarefas, sua sequência e como se sobrepõem ou dependem umas das outras.

Além disso, o software gestão de projetos melhora a colaboração dentro da equipe, permitindo uma comunicação fluida e em tempo real. Funciona como um ponto central onde os membros da equipe podem compartilhar documentos, atualizações e comentários.

Finalmente, o software de gestão de projetos inclui ferramentas de acompanhamento e relatórios que permitem monitorar o progresso do projeto em relação aos marcos estabelecidos. Esses relatórios ajudam a identificar rapidamente qualquer desvio do plano original e permitem fazer ajustes necessários.

Por que é importante um software de gestão de projetos?

Um software para gestão de projetos é importante porque reúne múltiplas funções e processos em uma única plataforma. Isso melhora a eficiência operacional ao permitir que os membros da equipe se comuniquem, colaborem e coordenem tarefas sem a confusão gerada pelos métodos mais tradicionais.

Além disso, o uso de um software para gestão de projetos digitaliza e centraliza a informação. Assim, aumenta a acessibilidade e a transparência, melhorando a tomada de decisões. A capacidade de acessar dados atualizados em tempo real e de qualquer lugar, graças a aplicativos móveis, permite que as equipes se adaptem rapidamente a mudanças e novos requisitos.

Para que serve um software de gestão de projetos

O software de gestão de projetos serve para ajudar as equipes encarregadas de cumprir um objetivo, através de uma série de passos preestabelecidos.

Além disso, o software gestão de projetos serve para:

• Organizar fluxos de trabalho, tarefas e atividades.
• Colaborar em um espaço de trabalho compartilhado.
• Monitorar em tempo real e de forma remota a execução do trabalho.
• Atribuir responsáveis por cada atividade.
• Gerenciar dados relevantes do progresso do projeto e elaborar relatórios.
• Atribuir e determinar o alcance, tempo, orçamento e/ou recursos destinados a atingir o objetivo.
• Planejar, supervisionar e controlar os custos.

Vantagens do software de gestão de projetos

Um software de gestão de projetos permitirá se adequar aos recursos do projeto para realizá-lo da forma mais organizada e rápida possível.

As vantagens do software de gestão de projetos são:

Comunicação e colaboração

Uma equipe organizada é uma equipe que pode se comunicar facilmente e de forma eficaz. Este é um dos benefícios que o software para gestão de projetos promete.

Permite contato remoto entre os diferentes agentes incluídos no projeto, através de canais como chat, chamadas, mensagens, notificações e e-mails.

Além disso, o software gestão de projetos pode criar canais específicos para cada equipe, incluindo colaboradores e clientes externos.

Agilização na gestão de projetos

Ter uma plataforma de software de gestão de projetos permitirá que você chegue mais rápido às datas de entrega. Tudo será mais ágil quando gerenciado com um software para gestão de projetos que centraliza a base de dados e permite organizar tudo, desde criar tarefas até atribuí-las e supervisionar cada etapa.

A agilização também é marcada pelas ferramentas de colaboração e compartilhamento de arquivos em tempo real. São módulos para escrita, planilhas, design de modelos e apresentações que podem ser feitos de forma colaborativa.

Design e administração de orçamentos

Tendo dados centralizados ou até mesmo um histórico de projetos anteriores dentro do software para gestão de projetos, você poderá comparar as estimativas com os orçamentos reais.

Os software de gestão de projetos oferecem ferramentas para visualizar e controlar o orçamento. Dessa forma, é possível conhecer de relance o estado atual dos recursos, quanto foi gasto e quanto resta para finalizar.

Com um software para gestão de projetos, é possível identificar as áreas em que ocorre o maior gasto e corrigir ao longo do caminho.

Acompanhamento do projeto

Conhecer o andamento do projeto, à medida que ele avança, é fundamental para tomar decisões que exijam uma mudança de direção. Por isso, é necessário contar com um software gestão de projetos para medir em tempo real o progresso.

Gestão de tarefas

Quando a equipe de trabalho se acostuma a receber atribuições através de um software de gestão de projetos, eles saberão exatamente o que fazer e quando.

Esta ferramenta permitirá gerenciar tarefas, atribuí-las e trabalhar em equipe. Ao mesmo tempo, o responsável pelo projeto poderá ver o cumprimento das tarefas atribuídas a cada membro.

Os software de gestão de projetos permitem registrar o percentual de conclusão e calcular o tempo total necessário para a finalização.

Tipos de software de gestão de projetos

Para cada objetivo e orçamento existe um software para gestão de projetos ideal. Se você se pergunta quais são os principais tipos de software de gestão de projetos, preste atenção a estas categorias.

Software de gestão de projetos Individual

Os software de gestão de projetos de tipo individual são destinados ao project manager, ou seja, servem para organizar o projeto de forma individual, para depois colocá-lo em prática.

Não é projetado para múltiplos usuários de diferentes categorias, e embora possa ser instalado na organização ou estar baseado na nuvem, só serve ao gerente do projeto.

Software de gestão Colaborativo

Ao contrário do tipo individual, este software gestão de projetos permite que diferentes membros da equipe possam entrar e trabalhar na mesma plataforma.

Todos podem acessar, visualizar e trabalhar de acordo com as tarefas que lhes foram atribuídas.

Software de gestão de projetos Integral

Empresas que desejam gerenciar diferentes portfólios de projetos devem recorrer ao software para gestão de projetos integral. Ele executa vários projetos ao mesmo tempo, mas pode ser visualizado a partir de um único local.

Dessa forma, os projetos podem ser divididos por equipes, e o gerente pode ter acesso a qualquer um deles, desde que esteja autorizado a visualizá-los.

Isso é possível, pois são personalizáveis e é possível conceder acessos a cada membro de acordo com as responsabilidades específicas.

Cada membro da equipe pode acessar os dados sobre seus projetos e analisar os dados e informações.

Características e elementos de um software de gestão de projetos

Ao selecionar aplicativos para fazer projetos, é preciso verificar se existem certas características e funções essenciais.

Preste especial atenção às seguintes funções:

• Funções de colaboração: Um bom software para gestão de projetos deve permitir a interação fluida entre membros da equipe. Isso inclui compartilhamento de arquivos, gestão de tarefas e atribuição de tarefas.
• Gestão de recursos e portfólios: É essencial que o software de gestão de projetos forneça ferramentas para vincular objetivos estratégicos a tarefas específicas.
• Aplicação móvel: Um aplicativo móvel robusto é indispensável para gerenciar projetos em movimento, permitindo enviar aprovações e receber lembretes.
• Painéis de relatórios e projetos: Acessar facilmente painéis que oferecem uma visão clara do progresso do projeto é crucial. Eles devem incluir diagramas de Gantt, quadros Kanban e outras visualizações.
• Programação avançada de projetos: O software para gestão de projetos deve facilitar a definição de datas de entrega e a criação de marcos importantes, além de permitir um controle eficaz do tempo.
• Integrações flexíveis: A capacidade de se integrar a outras ferramentas de gestão como CRM ou planilhas melhora a funcionalidade e permite a personalização.
• Gestão de documentação: Organizar efetivamente todos os documentos do projeto em uma base de dados centralizada é fundamental para manter a integridade e acessibilidade das informações importantes.
• Relatórios detalhados: A capacidade de gerar relatórios automatizados que forneçam dados atualizados sobre o estado das tarefas e projetos é essencial para monitorar o avanço e realizar ajustes proativos.

Como escolher um software de gestão de projetos

1 | Defina suas necessidades

Comece avaliando as necessidades de sua equipe e organização.

Considere fatores como:

• Tamanho da equipe.
• Requisitos de integração.
• Necessidades de armazenamento.
• Opções de colaboração.

Essa etapa é crucial para identificar as características específicas que seu software para gestão de projetos deve ter.

2 | Pré-selecione as melhores opções

Com base nas necessidades identificadas, selecione três ou quatro programas de gestão de projetos software que melhor se alinhem com esses requisitos.

Utilize resenhas e depoimentos para avaliar a reputação e a eficácia de cada software para gestão de projetos.

3 | Faça testes rápidos

Avalie cada software gestão de projetos pré-selecionado mediante seu uso na prática. Teste o aplicativo móvel, a interface web e as funcionalidades específicas, como a gestão de tarefas e a atribuição de projetos.

Isso dará uma visão clara da usabilidade e do desempenho do software para gestão de projetos.

Em seguida, envolva sua equipe em um período de teste mais detalhado com o software de gestão de projetos que melhor tenha funcionado nos testes iniciais.

4 | Recolha os comentários

Obtenha feedback detalhado dos usuários para identificar vantagens e possíveis inconvenientes.

Utilize métodos como pesquisas, entrevistas ou sessões de feedback em grupo para recolher impressões detalhadas e experiências de uso real.

5 | Avalie os custos do software de gestão de projetos

Finalmente, analise os custos associados a cada opção, considerando não apenas as tarifas de assinatura, mas também os custos adicionais por integrações ou funcionalidades estendidas.

Em média, os planos de preço de um software de gestão de projetos se dividem assim:

• Plano Gratuito:
  • Preço: $0
  • Características: Gestão básica de tarefas, relatórios básicos, acesso limitado para usuários, armazenamento limitado.
• Plano Básico:
  • Preço: $7 - $15 por usuário/mês
  • Características: Gestão de tarefas aprimorada, modelos de projetos, compartilhamento de arquivos, integrações básicas, inclui todas as funções do plano gratuito.
• Plano Intermediário:
  • Preço: $20 - $30 por usuário/mês
  • Características: Relatórios avançados, painéis personalizáveis, maior número de usuários e armazenamento, integrações adicionais, inclui todas as características do plano básico.
• Plano Avançado:
  • Preço: $30+ por usuário/mês
  • Características: Gestão avançada de recursos, segurança aprimorada, suporte premium, acesso a API, funções personalizáveis, inclui todas as funções do plano intermediário.

Tendências em software de gestão de projetos para 2024

Em 2024, as tendências em software para gestão de projetos se concentram em tecnologia avançada e personalização:

• Integração com IA: Melhoria na automação de tarefas e decisões por meio de inteligência artificial, facilitando a gestão proativa de recursos.
• Blockchain para segurança: Implementação de blockchain para assegurar a integridade de dados e transparência nas transações.
• Integrações aprimoradas: Conexão fluida com outras ferramentas, como CRM e sistemas de contabilidade, otimizando a colaboração e eficiência.
• Personalização e flexibilidade: Capacidades de adaptação do software de gestão de projetos a necessidades específicas, permitindo uma gestão de projetos mais alinhada com os objetivos empresariais.
• Automatização de fluxos e acompanhamento de tempo: Automação de processos de início de projetos e acompanhamento do tempo para melhorar a gestão de recursos e cumprimento de prazos.

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